APROVECHE SU E-MAIL

Aproveche el E-Mail: ENTIENDA LAS DIRECCIONES DE CORREO ELECTRONICO

Aquí hay una pregunta para usted: ¿cómo se hace para encontrar una determinada dirección electrónica? Desafortunadamente, no existe la asistencia confiable de un directorio, ni un directorio central de las direcciones de correo electrónico de Internet, al menos por ahora. Pero, al entender las direcciones de coreo electrónico, hay manera de solucionar esto. Aunque usted no lo crea, frecuentemente se puede adivinar, y algunas veces funciona. Pero antes de que lo intente por su cuenta, démosle un rápido vistazo a la estructura de una dirección de correo electrónico.

Las direcciones de correo electrónico en Internet generalmente tienen dos partes principales:
profesor@learnthenet.com

Primero está el nombre del usuario (profesor) que se refiere al buzón de correo del receptor. Luego hay un signo de arroba (@). Luego viene el nombre del host o anfitrión (learnthenet), también llamado nombre de dominio. Esto se refiere al servidor de correo, la computadora donde el receptor tiene un buzón de correo electrónico. Generalmente es el nombre de una compañía u organización. Finalmente hay un punto (.) seguido por tres letras (com) que indican el tipo de dominio.

Una dirección que termina con .com generalmente significa que el servidor anfitrión es un negocio, una empresa comercial o un servicio en línea como America Online. La mayoría de las compañías usan esta extensión.

El nombre de un anfitrión que termine en .edu generalmente significa que el tal es una universidad o una entidad educativa y .org indica que el servidor es una organización no comercial.

Digamos que quiere enviar un correo electrónico al presidente de los Estados Unidos. Mandaría un correo a president@whitehouse.gov. .gov es usado por agencias del gobierno y oficiales.

Otras extensiones que puede encontrar son .mil para militares y .net para red (network). La ultima tiende a ser reservada a organizaciones como los proveedores de servicios de Internet. A propósito, hay planes de agregar siete dominios mas de nivel superior, como .web y .nom, pero cuando esto vaya a suceder, nadie lo sabe.

Para direcciones de correo electrónico fuera de los Estados Unidos, siempre hay un punto seguido por dos letras que representan el país. Por ejemplo, .ca indica Canadá, .de significa Alemania y .co se refiere a Colombia.

Aproveche el E-Mail: ANEXAR ARCHIVOS

Con la llegada a la Internet de un protocolo llamado MIME, Extensión de Correo de Internet de Multipropósito, y otros tipos de esquemas de codificación, como el UUencode, usted puede enviar documentos con formato, fotografías y archivos de audio y vídeo como archivos anexos a sus mensajes de correo electrónico.

Estos protocolos usan una fórmula matemática compleja para convertir archivos a texto y luego a su forma original otra vez. Este proceso de conversión es conocido como codificación y decodificación. Si la persona a quien usted envía un archivo anexado utiliza un programa de correo electrónico que sea compatible con los protocolos MIME o UUencode, automáticamente detectará el archivo anexado, lo decodificará, y normalmente preguntará si se desea grabar en disco. Este proceso es en gran parte invisible para el usuario. En cualquier momento que usted tenga la intención de enviar archivos binarios o archivos de texto con como archivos anexos, asegúrese de que la persona a la que se los envía tenga la capacidad de descodifcarlos.

Por cierto, no se debe confundir codificar con encriptar un archivo. La codificación de archivos no añade seguridad. Cualquiera con el software de decodificación correcto puede verlo.

El procedimiento para anexar archivos varía dependiendo del tipo de programa de correo que usted utilice. En general, usted hace clic en un icono, como el de un clip de papel, ubicado en la barra de herramientas del programa de correo electrónico. Después selecciona el archivo que desea anexar localizándolo en su disco duro. Una vez seleccionado el archivo, ya sea su nombre o un ícono, aparecerá en el encabezado del correo electrónico junto con el cuerpo del mensaje. La mayoría de los programas le permiten anexar múltiples archivos y soportan archivos anexados codificados tanto en MIME como en UUencode.

Aproveche el E-Mail: CONFIDENCIALIDAD DEL CORREO ELECTRONICO

Todos los días, millones de personas usan el correo electrónico para comunicarse con familiares y amigos y para realizar negocios. Pero si usted piensa que su correo electrónico es privado, piénselo otra vez. El correo electrónico es tan privado como una tarjeta postal. A diferencia de otras formas de comunicación, como las llamadas telefónicas, que están protegidas bajo las leyes de EE.UU. por el Acta de Privacidad de Comunicaciones de 1986, el correo electrónico tiene poca protección similar. La situación se torna aún más turbia para los mensajes enviados o recibidos en la oficina.

• ¿Sólo para sus ojos?
  

Un mensaje electrónico comúnmente hace numerosas paradas en computadoras a través de la ruta hacia su destino final. En cada parada, un correo electrónico puede ser interceptado y leído por ojos curiosos. ¿Por qué alguien desearía hacer esto? Para los hackers (piratas), existe un reto en espiar por el ciberespacio; para los competidores en los negocios, la información confidencial puede ser de gran valor. Después de todo, la información es poder.

¿A dónde se ha ido todo el correo electrónico?

Incluso después de que usted ha recibido y borrado un mensaje, éste no se ha desvanece. Muchos proveedores de servicios de Internet archivan el correo electrónico por un periodo de tiempo. Los entrometidos podrían acceder a estos archivos. Incluso podría citarse legalmente estos archivos en el evento de que alguien lo esté demandando. Lo mismo aplica para los mensajes recibidos en el trabajo. Aunque usted presione la tecla de borrar, el mensaje aún puede existir en el sistema de la compañía. Esos chistes descoloridos que usted ha estado circulando, ¡pueden regresar a perseguirlo!

Al escritor que se cuide

Mientras que las leyes de EE.UU. ofrecen algo de protección a la privacidad de la comunicación a través de la Internet, casi no existe ninguna con respecto a los mensajes enviados dentro del sitio de trabajo. De hecho, muchas compañías toman la postura de que no sólo tienen el derecho, sino la responsabilidad de revisar el correo electrónico de los empleados. Argumentan que el correo electrónico no es distinto a la redacción de cartas y memorándums que usan el membrete de la compañía. Argumentan que, debido a que la comunicación electrónica representa a la compañía y es hecha mediante la utilización del equipo de la compañía y a través de la red de la compañía, tienen derecho a monitorear cómo se utiliza todo esto. Muchos empleados toman la postura opuesta, manifestando el derecho a su privacidad a menos de que se les informe lo contrario.

Mientras que la mayoría de las compañías grandes ahora utilizan el correo electrónico, muchas no cuentan con una política oficial para correo electrónico. En ausencia de una política, los empleados frecuentemente sienten una falsa seguridad, particularmente porque muchas cuentas de correo electrónico están protegidas por contraseñas. Las contraseñas ofrecen algo de protección, pero no contra los administradores del sistema, quienes normalmente tienen acceso a los correos electrónicos de casi todos los usuarios. Esto es noticia novedosa para muchos empleados que erróneamente creen que la comunicación con los colegas es privada. De hecho, en un número de casos, los mensajes de correo electrónico casual en los que se criticaba a la compañía han llegado a parar en el escritorio del jefe. ¿El resultado? Los empleados fueron despedidos. En las demandas posteriores, las cortes respaldaron las acciones de la compañía.

Para evitar conflictos legales, el abogado Peter Krakaur de Internet Legal Services recomienda que "las compañías establezcan una política aceptable de uso que claramente especifique la utilización permitida en el lugar de trabajo, la utilización prohibida y las penalizaciones por violación de esta política. Las compañías deben asegurarse de que esta política sea conocida por todas las personas que usan la conexión a la Internet y a la intranet de la compañía".

Un poco de prevención

Usted puede protegerse de los ojos curiosos. Antes que nada, trate el correo electrónico como trataría a una tarjeta postal. ¿Enviaría información confidencial de este modo? Obviamente no. Segundo, use un software de encripción para codificar su mensaje de tal modo que nadie más que el receptor pueda leerlo. Puede bajar uno de los programas más populares, el PGP (Pretty Good Privacy, por sus siglas en inglés) disponible gratuitamente en la Web.

Aproveche el E-Mail: LAS LISTAS DE CORREO

Cuando empiece a usar la Internet, se dará cuenta de que muchas personas hablan sobre unirse a listas y sobre participar en discusiones en que se tratan diferentes temas. Aunque hay miles de temas en los grupos de discusión (newsgroups), también hay miles de discusiones vía el correo electrónico.

Cuál es la diferencia? Los Newsgroups son discusiones públicas que cualquier persona con el software adecuado puede leer y en las que, además, puede participar mediante una suscripción.

Usted puede ver lo que otros miembros han escrito y puede publicar una respuesta si lo desea. Una lista de correo, en cambio, es una lista de direcciones de correo electrónico de personas interesadas en el mismo tópico.

Cuando un miembro de la lista envía un mensaje, se dirige a todos los miembros de la ella. Usted puede responder, enviar mensajes nuevos o sólo leerlo sin participar. La ventaja principal de una lista de correo con respecto a un grupo de discusión es que, en lugar de ir a alguna parte a leer o recuperar mensajes publicados, éstos se dirigen automáticamente a su dirección de correo electrónico.

Todo este tráfico es manejado automáticamente por programas que se conocen como Mailing List Managers (MLMs o administradores de listas de correo). Entre los MLMs más utilizados están el Listserv y Majordomo.

Las listas de correo pueden ser públicas o privadas e pueden estar constituido desde incluso sólo dos personas, hasta miles de ellas. Las listas de correo se utilizan normalmente para proporcionarles a los usuarios información actualizada. Para los amantes de la música, estas podrían ser las próximas fechas de los conciertos o detalles sobre la compra de boletos.

Existen básicamente dos tipos de listas:

En las listas tipo anuncio, usted recibe mensajes, pero no puede publicarlos.
En las listas tipo discusión, todos los miembros de la lista pueden participar.

Para ingresar a una lista de correo, lo único que se necesita es una dirección de correo electrónico. Para suscribirse, envíe un mensaje al administrador de la lista (normalmente no es una persona sino un proceso automatizado) para que su dirección de correo electrónico sea añadida a la lista. La suscripción a una lista de correo generalmente es gratuita. Después de suscribirse, recibirá una respuesta en la que le darán más detalles sobre la lista y le explicarán la forma de participar. Pronto comenzará a recibir mensajes de los otros miembros de la lista.

Para retirarse de una lista de correo, es necesario cancelar la suscripciónmediante el envío de un mensaje de correo electrónico al administrador de la lista. Generalmente, se escribe en el texto del mensaje algo así como unsubscribe seguido del nombre de la lista y su dirección del correo electrónico. El proceso varía de una lista a otra, según el MLM que se esté utilizando.

Si usted no quiere recibir una tonelada y media de mensajes a diario, suscríbase a la versión digest o resumida, si está disponible. Un resumen provee un recuento periódico de los mensajes.

Algunos resúmenes son publicados en la Internet para que usted pueda verlos en su navegador y así evitar que lleguen a su buzón de correo electrónico.

ING.RAFAEL MULFORD.

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